Membuat Struktur Organisasi dan Job Description Online Shop (Toko Online Marketplace)

Membuat Struktur Organisasi Toko Online

Struktur organisasi adalah suatu sistem yang digunakan untuk mendefinisikan suatu hirarki dalam suatu organisasi. Ini mengidentifikasi setiap pekerjaan, fungsinya dan ke mana ia melapor ke dalam organisasi.

Struktur ini dikembangkan untuk menetapkan bagaimana bisnis beroperasi dan membantu usaha dalam mencapai tujuannya untuk memungkinkan pertumbuhan di masa depan. Struktur diilustrasikan menggunakan bagan organisasi.

Struktur organisasi juga menentukan bagaimana informasi mengalir antar level dalam perusahaan. Misalnya, dalam struktur terpusat, keputusan mengalir dari atas ke bawah, sedangkan dalam struktur desentralisasi, kekuatan pengambilan keputusan didistribusikan di antara berbagai tingkatan organisasi.

Memiliki struktur organisasi memungkinkan perusahaan untuk tetap efisien dan fokus. (Sumber: Pengertian Struktur Organisasi).

Bagaimana cara membuat dan menentukan struktur organisasi? 

1. Tentukan Bagan yang Akan Digunakan
   
   • Bagan Struktur Organisasi Hierarkis
   • Bagan Struktur Organisasi Fungsional
   • Bagan Struktur Organisasi Matriks
   • Bagan Struktur Organisasi Lingkaran
2. Kumpulkan Informasi Pegawai dan Kelompokkan
3. Selesaikan Bagan Struktur Organisasi Perusahaan

Untuk detailnya Anda bisa baca di artikel Cara Membuat Struktur Organisasi dengan Mudah.

Setelah ada bayangan bagian apa saja yang akan Anda masukan ke dalam struktur organisasi, maka Anda bisa membuatnya dengan menggunakan software Microsoft Word. Baca artikel Membuat Bagan Organisasi dari Microsoft.

Kira-kira beginilah contoh Struktur Organisasi Online Shop Marketplace sederhana:

 

Silahkan Anda membuat sendiri sesuai dengan situasi dan kondisi di perusahaan/toko Anda. Setiap manager mungkin saja berbeda menempatkan posisi divisi dan staff-nya. Disini saya pun masih belajar, jadi bisa saja ada yang kurang tepat.

Membuat Job Description Toko Online

Job description adalah sebuah rekaman tertulis yang isinya seputar tanggung jawab dari pekerjaan tertentu. Bagi atasan job description ini cukup penting yaitu untuk mengoptimalkan peran serta tanggung jawab bawahan.

Dalam hal sederhana, seperti jualan online di marketplace (Tokopedia, Shopee, Bukalapak, dll.) ada baiknya kita juga membuat job description secara tertulis. Hal ini penting untuk mengembangkan usaha kita menjadi bisnis.

Para pemula atau level awal jualan online biasanya kita merintis sendiri, mengerjakan semua hal dari mulai restock barang sampai kirim barang dilakukan sendiri.

Saat ini saya pun masih kerja sendiri. Karena ada niat untuk mengembangkan ke arah bisnis, bekerja team, memiliki karyawan, dan saya belajar menjadi Manager, jadi saya coba buat lah Struktur Organisasi & Job Description ini.

Ok, apa saja bagian yang ada dan hal-hal yang dilakukan dalam toko online?

1. Manager / Kepala Toko

Orang yang menjabat sebagai manajer punya tanggung jawab atas semua keberlangsungan kegiatan perusahaan.

Mulai dari memimpin, mengatur, memberikan bimbingan serta arahan organisasi atau perusahaan.

Tentu saja kegiatan ini bertujuan agar perusahaan tersebut dapat mencapai prestasi yang tinggi. Baik dari segi memproduksi barang yang berkualitas maupun jaminan mutu tinggi.

Di toko online manager bisa dipegang pemilik toko terlebih dahulu apabila toko masih kecil.

2. Pembelian Barang (Purchasing)

Untuk jenis toko onlin retailer, penjual eceran, atau reseller, maka akan ada orang atau divisi yang bertugas memilih pemasok (supplier) dan membeli barang untuk dijual. Berikut apa saja tugas dari devisi pembelian:

• Mencari produk laris berdasarkan hasil riset, mencari supplier produk tersebut dan bernegosiasi harga untuk pembelian secara grosir.
  
• Memilih siapa saja yang terbaik menjadi pemasok perusahaan.
• Membeli dan menjaga stock barang.
  
• Mengevaluasi pemasok yang telah bekerja sama dengan perusahaan. Nanti setelah dievaluasi, mereka juga berhak untuk tetap menggunakan pemasok tersebut atau memutuskan untuk menggantinya dengan pemasok lain.

3. Pemasaran (Marketing)

Dalam hal toko online, berikut job description bagian pemasaran:

• Posting produk di semua toko/lapak online Elppastore (Tokopedia, Shopee, Bukalapak) termasuk mengambil foto dan mengedit, membuat judul serta deskripsi berdasarkan ilmu copy writing.
  
• Membuat review produk di blog dan atau vlog dengan mengarahkan link pembelian ke semua toko/lapak online Elppastore.
  
• Bertanggung jawab untuk melakukan promosi produk toko. Tugas ini juga mencakup membuat perencanaan sistem promosi. Selain itu juga membuat rancangan promosi yang tepat guna. Misalnya agar tepat sasaran sehingga tidak malah membuat kerugian perusahaan.
• Mempersiapkan rencana penjualan produk. Tugas ini juga mencakup rencana permintaan produk oleh konsumen.

4. Bagian Gudang (Warehouse)

Berikut job description Staff Gudang:

• Bertanggungjawab atas bongkar muat barang
• Mengatur penempatan barang 
  
• Mengecek dan melakukan quality contorl barang di gudang
• Mengatur pengkodean barang
  
• Menyiapkan barang pesanan yang masuk dari admin
  
• Membuat laporan aktivitas barang
• Melakukan koordinasi dengan divisi lain 

5. Admin Toko

Berikut job description admin toko:

• Menjawab chat calon pembeli dan melakukan followup jika diperlukan
• Memproses pesanan
• Packing pesanan
• Mengirim barang ke kurir
• Menangani permasalahan komplain pembeli

6. Bagian Keuangan

Peran dan Tanggung Jawab Bagian Keuangan (Finance):

• Melakukan pengaturan keuangan perusahaan.
• Melakukan penginputan semua transaksi keuangan ke dalam program.
• Melakukan transaksi keuangan perusahaan.
• Melakukan pembayaran kepada supplier.
• Berhubungan dengan pihak internal maupun eksternal terkait dengan aktivitas keuangan perusahaan.
• Mengontrol aktivitas keuangan / transaksi keuangan perusahaan.
• Membuat laporan mengenai aktivitas keuangan perusahaan.
• Menerima dokumen dari vendor internal maupun external.

Untuk menentukan Job desc Anda bisa baca-baca beberapa artikel yang banyak bertebaran di internet yang bisa dicari melalui Google.

Nah itu kira-kira tentang membuat struktur organisasi dan job description online shop khususnya yang jualannya di marketplace seperti Tokopedia, Shopee, Bukalapak, Lazada, dan sejenisnya. 

Semoga bermanfaat! Mohon koreksi apabila ada yang salah karena dalam hal ini saya masih belajar.